Warum ich Hilfe brauche (und deshalb Modern Slow ein Team hat)

Tief einatmen. Ich brauche Hilfe. Schon seit längerem und deshalb habe ich sie nun auch. Ein Beitrag über Transparenz, Delegieren und das Problem in unseren Köpfen. Und auch ein Beitrag über meine tolle Assistentin, die Modern Slow besser macht.

 

Ich habe lange überlegt, diesen Post zu machen.

Erst, weil ich mir nicht sicher war, ob ich ihn machen möchte. Dann, weil ich mir nicht sicher war, wie ich ihn machen möchte. Denn das Thema Hilfe ist in unserer Gesellschaft und insbesondere unter Frauen ein Tabuthema und noch dazu begibt man sich auf sehr dünnes Eis.

 

Nein, ich will mich nicht hinstellen und auf dicke Online-Business-Hose machen. “Ich habe ein Team” wird schnell zu “was glaubt die denn, wer sie ist?!” uminterpretiert. Gerade wir Frauen reagieren gerne mal allergisch auf solche Aussagen – manchmal (manchmal!) zu Recht.

Manchmal sagt die Interpretation aber mehr über uns selbst aus.

Sympathiepunkte sammelt Frau eher mit Aussagen wie “ich hatte Glück”, “mir passieren viele tolle Dinge” – nur nicht anecken, nicht zu viel Aufmerksamkeit auf sich selbst lenken und schon gar nicht etwas für sich beanspruchen.

Gleichzeitig schlägt uns bei “ich habe Unterstützung” oftmals auch eine ganz andere Interpretation entgegen: “schaffst Du es nicht?” “ich mache ja xyz immer selbst” – und der böse große Bruder in unserem eigenen Kopf “bist Du nicht gut genug?!”.

Und so schweigen wir. Darüber, dass wir Hilfe haben. Darüber, dass wir Hilfe brauchen.

 

Zeit das zu ändern.

 

Du brauchst Hilfe. Und das ist in Ordnung. | modernslow.com

Mein Tag hat 24 h, wie Deiner.

 

Ganz klar, das haben mir die letzten Jahre gezeigt, Planung und Prioriäten, bewusste und mutige Entscheidungen, Ziele und effektive Gewohnheiten, mein Mann, meine Familie und und und sind wichtige Gründe dafür, warum ich so viel in meinen 24 h schaffe.

 

Aber es sind und bleiben 24 h.

 

Und so ist ein weiterer Grund ist eben auch, dass ich es seit ein paar Monaten nicht mehr alleine tue.

Modern Slow hat inzwischen ein Team.

 

In diesem Beitrag geht es aber um mehr als Transparenz.

Es geht darum, umzudenken.

Mir liegt dieser Beitrag ganz besonders am Herzen, weil er so viele von uns betrifft. Wir Frauen sind Meister darin, viel zu hohe Ansprüche an uns selbst zu stellen. Und oftmals merken wir es gar nicht mehr. Und wenn es mal drunter und drüber geht, wenn wir straucheln und gerade so die Dinge hinkriegen, oder wenn wir tatsächlich scheitern, dann zeigen wir das lieber nicht – nicht einmal vor unseren engsten Freundinnen.

Viel wichtiger ist die Fassade: alles schaffen und es mühelos aussehen lassen.

 

Und dazu möchte ich nicht beitragen. Dass ich das Aufräumen auch mal ausfallen lasse und stattdessen an Modern Slow arbeite oder Zeit mit meiner Familie verbringe, habe ich schon an mehr als einer Stelle erwähnt. Ich arbeite Vollzeit, ich arbeite an Modern Slow, ich habe eine Familie und Sport mache ich auch. Aber: ich schaffe nicht alles und schon gar nicht zur gleichen Zeit. Mühelos hat so viel mit meinem Alltag zu tun, wie Pommes und Schokolade mit gesunder Ernährung.

 

All das was ich da so tagein tagaus tue ist spannend und erfüllend und ich möchte keine Minute missen, aber es ist nicht mühelos.

 

Mein Alltag ist nicht stressig. Aber auch das ist kein Zufall. Das ist das Resultat von vielen bewussten Entscheidungen und einer ganz besonderen: ich akzeptiere meine Grenzen. Ich akzeptiere, dass ich nicht “alles” schaffen kann und entscheide entsprechend meiner Prioritäten.

 

Und so war ich vor ein paar Monaten an dem Punkt, an dem ich mir selbst eingestehen musste, dass ich allein nicht mehr Zeit für Modern Slow aufwenden kann, als ich es tue. Wenn ich also mehr tun möchte, mehr Frauen helfen möchte, dann brauche ich Hilfe. Und so habe ich nun Unterstützung von einer ganz zauberhaften Assistentin, der lieben Chrissi.

 

Für alle, die sie noch nicht kennen: das ist Chrissi.

 

Sie ist eine Modern Slow Leserin der ganz frühen Stunde – und seit gut einem halben Jahr selbstständig als VA. Egal ob im WordPress-Backend, bei der grafischen Unterstützung oder einfach als Brainstorming-Buddy, Chrissi ist inzwischen ein wichtiger Teil von Team Modern Slow.

 

Bei Modern Slow geht es nicht um mich. Ich teile meine Erfahrungen, meinen Weg. Aber letztenendes es geht nicht um mich.

Es geht um Dich.

Es geht darum, möglichst viele Frauen zu inspirieren, ihren Alltag in die Hand zu nehmen, und sie dabei zu unterstützen, kleine und große mutige Entscheidungen zu treffen, damit sie ihr Leben nach ihren Prioritäten gestalten können. Das ist meine Vision. Und genau an diese Vision glaubt auch Chrissi und um diese Vision umzusetzen, hat Modern Slow ein Team.

 

Fotocredit Portrait Chrissi: Foxografie.

 

Inbox Zero: Warum Dein E-Mail-Postfach leer sein sollte

Wieviele Emails kriegst Du pro Tag? Und wie oft glaubst Du, dass Du jede dieser E-Mails im Schnitt öffnest und scanst? Je nach Job und Anzahl an Newslettern flattern pro Tag ganz schön viele digitale Briefe in Dein Postfach und verlangen nach Deiner Aufmerksamkeit. Einige bleiben ungelesen liegen und schwupps vergisst Du, dass da noch jemand auf Deine Antwort wartet. Oder Du screenst mehrmals die gleiche Email, wenn sie kommt, wenn Du Deine To Do-Liste erstellst, wenn Du sie beantwortest und oft auch noch mehrmals dazwischen. Nicht so ideal oder? Oft sieht Dein E-Mail-Postfach aus wie Du Dich in Deinem Alltag fühlst: zu viel zu organisieren und zu tun. Lass uns das ändern! In diesem Beitrag stelle ich Dir das Konzept Inbox Zero vor, das mir hilft mein E-Mailpostfach unter Kontrolle zu haben, welche Vorteile es bringt, warum auch Du Dein E-Mailpostfach leeren solltest, und wie Du es schaffst, dass auch Dein E-Mailpostfach ganz und gar zen ist.

 

 Oft nehmen wir uns tagtäglich viel zu viel vor. Gönne Dir ganz bewusst Zeiten der Ruhe. | www.modernslow.com

 

Digital ausmisten

Wie viele E-Mails bekommst Du so pro Tag? 5? 10? 25? Oder noch mehr? Auf jeden Fall eine Vielzahl mehr als an guter alter Briefpost.

Unser modernes digitales Leben eröffnet uns viele wundervolle Möglichkeiten. Einfach und schnell miteinander zu kommunizieren ist großartig, aber die tägliche E-Mail-Flut bedeutet auch, dass wir ein vielfaches an Entscheidungen Tag für Tag zu treffen haben.

Jede E-Mail schreit nach unserer Aufmerksamkeit – und je länger sie in unserem E-Maileingang verbleibt, desto häufiger bekommt sie auch diese Aufmerksamkeit.

Warum Dein E-Mailpostfach leer sein sollte

Die leicht provokante Antwort: weil Du dein Briefpostfach ja auch nicht zumüllst.

Jeden Tag gehst Du zu Deinem physischen Briefkasten, holst all die Briefe und Postwurfsendungen heraus und sortierst die einkommende Post – wegwerfen, bezahlen, aufheben, usw. Wieso sollte es anders bei Deinem E-Mailpostfach sein? Genauso wie uns ein überquellendes Postfach und ein unaufgeräumter Schreibtisch stressen und überfordern, stresst und überfordert uns ein volles E-Mailpostfach. Also digital ausmisten…!

 

Mehr Zeit und weniger Stress dank Inbox Zero

Mit einem leeren E-Maileingang verbringst Du weniger Zeit in Deinem Account, denn Du weißt ganz genau, welche E-Mails Deine Aufmerksamkeit benötigen. Solange sich eine E-Mail im Posteingang befindet, neigen wir dazu sie nochmals zu lesen oder zumindest zu überfliegen. Das kostet Zeit und lenkt ab! Und mit dem Konzept, das ich Dir hier vorstelle, verschwendest Du auch nicht Stunden Deiner wertvollen Zeit, Dir eine detaillierte Ordnerstruktur zu überlegen, die am Ende doch nie so ganz Deinen Bedürfnissen gerecht wird.

Der weitaus größere – und für mich persönlich wichtigere – Effekt ist, dass ein leeres Postfach positiv auf Dein Wohlbefinden wirkt. Keine E-Mail im Posteingang – das fühlt sich an nach getaner Arbeit, nach Erfolg, nach ich habe meine To-Dos unter Kontrolle. Mir war nie bewusst, wie anstrengend mein übervolles E-Mailpostfach für mich war – bis ich es radikal geändert habe.

 

Inbox Zero: Das leere E-Mailpostfach

Der Name dieses Konzepts, Inbox Zero, ist klar Programm. Das Ziel ist es, dass am Ende jeden Tages 0, ja null, Nachrichten in Deinem Postfach sind.

 

Die Vorteile von Inbox Zero

  1. Zeitliche Ersparnis. Inbox Zero ist zu Beginn mit ein paar Stunden Arbeit verbunden – mehr dazu gleich. Langfristig gewinnst Du dadurch eine erhebliche Zeitersparnis und schonst Deine Nerven.
  2. Ein System, das funktioniert. Inbox Zero ist dafür ausgelegt, einfach und nachvollziehbar zu sein. Keine schwammige Organisationsstruktur mehr, kein “Wo soll ich diese Mail ablegen?”-Rätseln. Du weißt ohne groß nachzudenken, wo jede einzelne Mail hingehört.
  3. Du nimmst den Druck raus. Anstatt dass Dich tagelang dieselben Nachrichten vorwurfsvoll anstarren, kannst Du Dich mit gutem Gewissen in Dein Postfach einloggen. Denn am Ende des Tages hast Du alles bearbeitet.

 

Am Ende des Tages keine einzige E-Mail in Deinem Postfach – wie das funktionieren soll?

Eigentlich ganz einfach mit ein paar kleinen Regeln!

 

Wie Du zu Inbox Zero gelangst

 

Aufräumen –  aber anders als Du denkst

Zu dem Zeitpunkt als ich zu Inbox Zero gewechselt bin, hatte ich gute 1000 E-Mails in meinem Posteingang. Natürlich waren die nicht alle ungelesen! Aber nachdem ich sie erhalten, gelesen und bearbeitet hatte, habe ich sie eben nicht immer in einen meiner vielen Ordner verschoben. Warum? Weil ich oft einfach nicht so genau wusste, in welchen Ordner, die Email nun gehört. Und ja, ich hatte noch weit mehr E-Mails in einer Vielzahl von Ordnern abgelegt.

Wie ich dieses Chaos gezähmt habe?

Ganz einfach: ich habe einen Ordner mit dem Namen “Alte Struktur” angelegt und alle Ordner und alle E-Mails in meinen Posteingang verschoben.

 

Das klingt nach einem faulen Ausweg?

Bei weitem nicht! Überlege Dir mal: was wäre gewonnen, wenn ich 2000 alte und bearbeitete E-Mails in eine neue Ordnerstruktur gebracht hätte? Nichts! Im Gegenteil! Ich hätte unheimlich viel Zeit verschwendet. Wenn ich aus irgendeinem Grund wirklich eine dieser alten E-Mails benötige, dann würde ich sowieso die Suchfunktion benutzen.

Also: verschwende bitte keine unnötige Zeit für das Aufräumen. Stelle sicher, dass keine E-Mails dabei verloren gehen, aber schaffe Dir diese alten E-Mail so schnell wie möglich aus dem Weg!

Der erste Schritt: Ein Postfach für alles

Zu einer übersichtlichen E-Mailstruktur gehört es, alle E-Mails an einem Ort zu haben. Im ersten Schritt solltest Du also alle bestehenden Mail-Postfächer – soweit möglich – auf eines zusammenlegen, so dass Du nur noch ein privates und ein berufliches E-Mail-Postfach zu strukturieren hast. So behältst Du am einfachsten den Überblick.

 

Die Scheingenauigkeit von Ordnern

Um Deinen Posteingang auch langfristig auf null zu reduzieren, legst Du nun eine neue Ordnerstruktur an. Der springende Punkt: diese neue Ordnerstruktur ist nicht thematisch organisiert sondern nach Aufgaben. Das Problem bei einer thematischen Ordnerstruktur ist die Scheinordnung, die Du damit erzeugst. Bei thematischen Ordnern ist Deine Ordnerstruktur nie so fein oder abstrakt, wie Du es gerade brauchst. Das bedeutet, dass Du bei Deinen E-Mails oft eigene Logiken verwendest, warum diese E-Mail in Ordner 1 und diese E-Mail in Ordner 2 kommt. Das Problem: diese Logiken sind über die Zeit hinweg oft nicht stabil, sondern abhängig davon wie wir den Inhalt der E-Mail interpretieren. Das Ergebnis: wir finden die E-Mails nicht da wo wir sie vermuten und benutzen doch schließlich die Suchfunktion.

 

Aufgabenorientierte Ordner für mehr Überblick und weniger Stress

Inbox Zero nutzt die Suchfunktion ganz bewusst – ohne den Umweg über eine detaillierte Ordnerstruktur, die unser Gehirn sowieso überfordert. Stattdessen legst Du eine minimale, aufgabenorientierte Ordnerstruktur an.

 

Mein E-Mailpostfach verfügt aktuell über 4 Ordner:

  1. to do – E-Mails, die eine Aktion meinerseits erfordern
  2. read/review – alle E-Mails, die auf Handbücher oder Anleitungen verweisen
  3. reference – der klassische Ablageordner, d.h. diese E-Mails erfordern keine (weitere) Handlung von mir, aber ich kann die E-Mail auch nicht löschen
  4. maybe – alle E-Mails mit Ideen und Vorschlägen, die toll klingen, aber die – aktuell – weder wichtig noch dringend sind

 

Streng genommen gibt es noch einen weiteren Ordner, den ich nutze – wenn auch im Arbeitsleben nur sehr eingeschränkt: den Papierkorb.

 

Unterstützend kannst Du Color Coding verwenden, um das System der Inbox Zero mit maximal 4-5 Kategorien mithilfe verschiedener Farben zu unterscheiden. Aber, die Farben sollten ebenfalls nicht für Themen und Inhalte stehen, sondern nur die aufgabenorientierte Struktur hervorheben.

 

Inbox Zero radikal umsetzen

Schön, aber nun trudeln natürlich Tag für Tag eine Vielzahl an E-Mails ein. Wie schaffe ich es also, dass am Ende jeden Tages mein Postfach tatsächlich leer ist?

 

Immer wenn ich meine E-Mails checke, screene ich die E-Mails im Posteingang und entscheide sofort was damit zu tun ist.

  • Fall 1: Ich antworte sofort – das mache ich, sofern ich die Antwort in 1-2 Minuten geben kann.
  • Fall 2: Ich transferiere die E-Mail in den Ordner to do.
  • Fall 3: Die E-Mail wandert gleich in die Ablage, also Ordner reference.

Und schon ist mein Postfach wieder leer!

 

Den Posteingang mit Inbox Zero langfristig freihalten

Du hast Deinen Posteingang aufgeräumt und willst ihn natürlich weiterhin leer halten. Nun heißt es, eisern bleiben und die neue Gewohnheit bestmöglich zu unterstützen. Die folgenden Tipps helfen Dir dabei, langfristig vom Inbox Zero System zu profitieren:

 

  • Melde Dich rigoros von allen Newslettern ab, die Du sowieso nicht liest. Jedes Newsletter-Abo, das Du seit mindestens 4 Wochen nicht mehr angeschaut hast – oder Du Dich gar nicht mehr erinnerst, wieso Du Dich dafür überhaupt angemeldet hattest – kann weg.
  • Deaktiviere den Versand von Social Media Benachrichtigungen per E-Mail. In den Einstellungen von Facebook & Co. lassen sich solche Info-Mails abstellen.
  • Lege Dir feste Zeiten für Dein E-Mailpostfach zu. Jeder auch noch so kurze Sprung in Dein Email-Postfach (“nur mal schnell schauen”) reißt Dich aus Deiner Konzentration heraus. Deshalb überlege Dir gut, wann Outlook und Co. im Hintergrund geöffnet sind. Für die meisten von uns reicht es vollkommen 2x am Tag die Emails zu checken und abzuarbeiten.

 

Ich verfolge dieses Konzept nun seit 2,5 Jahren und ich bin so unendlich froh, dass ich meine Herangehensweise an E-Mails geändert habe. Wenn Du das Gefühl hast, dass Du zu viel Zeit mit E-Mails verbringst, dann probier Inbox Zero aus! Ich freue mich, von Deinen Erfahrungen zu hören!

 

Wie viele E-Mails sind gerade in Deinem Postfach?

Wie geht es Dir, wenn Du an Dein E-Mail-Postfach denkst?