Inbox Zero: Warum Dein E-Mail-Postfach leer sein sollte

Wieviele Emails kriegst Du pro Tag? Und wie oft glaubst Du, dass Du jede dieser E-Mails im Schnitt öffnest und scanst? Je nach Job und Anzahl an Newslettern flattern pro Tag ganz schön viele digitale Briefe in Dein Postfach und verlangen nach Deiner Aufmerksamkeit. Einige bleiben ungelesen liegen und schwupps vergisst Du, dass da noch jemand auf Deine Antwort wartet. Oder Du screenst mehrmals die gleiche Email, wenn sie kommt, wenn Du Deine To Do-Liste erstellst, wenn Du sie beantwortest und oft auch noch mehrmals dazwischen. Nicht so ideal oder? Oft sieht Dein E-Mail-Postfach aus wie Du Dich in Deinem Alltag fühlst: zu viel zu organisieren und zu tun. Lass uns das ändern! In diesem Beitrag stelle ich Dir das Konzept Inbox Zero vor, das mir hilft mein E-Mailpostfach unter Kontrolle zu haben, welche Vorteile es bringt, warum auch Du Dein E-Mailpostfach leeren solltest, und wie Du es schaffst, dass auch Dein E-Mailpostfach ganz und gar zen ist.

 

 Oft nehmen wir uns tagtäglich viel zu viel vor. Gönne Dir ganz bewusst Zeiten der Ruhe. | www.modernslow.com

 

Digital vereinfachen

Wie viele E-Mails bekommst Du so pro Tag? 5? 10? 25? Oder noch mehr? Auf jeden Fall eine Vielzahl mehr als an guter alter Briefpost.

Unser modernes digitales Leben eröffnet uns viele wundervolle Möglichkeiten. Einfach und schnell miteinander zu kommunizieren ist großartig, aber die tägliche E-Mail-Flut bedeutet auch, dass wir ein vielfaches an Entscheidungen Tag für Tag zu treffen haben.

Jede E-Mail schreit nach unserer Aufmerksamkeit – und je länger sie in unserem E-Maileingang verbleibt, desto häufiger bekommt sie auch diese Aufmerksamkeit.

Warum Dein E-Mailpostfach leer sein sollte

Die leicht provokante Antwort: weil Du dein Briefpostfach ja auch nicht zumüllst. Jeden Tag gehst Du zu Deinem physischen Briefkasten, holst all die Briefe und Postwurfsendungen heraus und sortierst die einkommende Post – wegwerfen, bezahlen, aufheben, usw. Wieso sollte es anders bei Deinem E-Mailpostfach sein? Genauso wie uns ein überquellendes Postfach und ein unaufgeräumter Schreibtisch stressen und überfordern, stresst und überfordert uns ein volles E-Mailpostfach.

 

Mehr Zeit und weniger Stress

Mit einem leeren E-Maileingang verbringst Du weniger Zeit in Deinem Account, denn Du weißt ganz genau, welche E-Mails Deine Aufmerksamkeit benötigen. Solange sich eine E-Mail im Posteingang befindet, neigen wir dazu sie nochmals zu lesen oder zumindest zu überfliegen. Das kostet Zeit und lenkt ab! Und mit dem Konzept, das ich Dir hier vorstelle, verschwendest Du auch nicht Stunden Deiner wertvollen Zeit, Dir eine detaillierte Ordnerstruktur zu überlegen, die am Ende doch nie so ganz Deinen Bedürfnissen gerecht wird.

Der weitaus größere – und für mich persönlich wichtigere – Effekt ist, dass ein leeres Postfach positiv auf Dein Wohlbefinden wirkt. Keine E-Mail im Posteingang – das fühlt sich an nach getaner Arbeit, nach Erfolg, nach ich habe meine To-Dos unter Kontrolle. Mir war nie bewusst, wie anstrengend mein übervolles E-Mailpostfach für mich war – bis ich es radikal geändert habe.

 

Inbox Zero: Das leere E-Mailpostfach

Der Name dieses Konzepts, Inbox Zero, ist klar Programm. Das Ziel ist es, dass am Ende jeden Tages 0, ja null, Nachrichten in Deinem Postfach sind.

 

Die Vorteile von Inbox Zero

  1. Zeitliche Ersparnis. Inbox Zero ist zu Beginn mit ein paar Stunden Arbeit verbunden – mehr dazu gleich. Langfristig gewinnst Du dadurch eine erhebliche Zeitersparnis und schonst Deine Nerven.
  2. Ein System, das funktioniert. Inbox Zero ist dafür ausgelegt, einfach und nachvollziehbar zu sein. Keine schwammige Organisationsstruktur mehr, kein “Wo soll ich diese Mail ablegen?”-Rätseln. Du weißt ohne groß nachzudenken, wo jede einzelne Mail hingehört.
  3. Du nimmst den Druck raus. Anstatt dass Dich tagelang dieselben Nachrichten vorwurfsvoll anstarren, kannst Du Dich mit gutem Gewissen in Dein Postfach einloggen. Denn am Ende des Tages hast Du alles bearbeitet.

 

Am Ende des Tages keine einzige E-Mail in Deinem Postfach – wie das funktionieren soll?

Eigentlich ganz einfach mit ein paar kleinen Regeln!

 

Wie Du zu Inbox Zero gelangst

 

Aufräumen –  aber anders als Du denkst

Zu dem Zeitpunkt als ich zu Inbox Zero gewechselt bin, hatte ich gute 1000 E-Mails in meinem Posteingang. Natürlich waren die nicht alle ungelesen! Aber nachdem ich sie erhalten, gelesen und bearbeitet hatte, habe ich sie eben nicht immer in einen meiner vielen Ordner verschoben. Warum? Weil ich oft einfach nicht so genau wusste, in welchen Ordner, die Email nun gehört. Und ja, ich hatte noch weit mehr E-Mails in einer Vielzahl von Ordnern abgelegt.

Wie ich dieses Chaos gezähmt habe?

Ganz einfach: ich habe einen Ordner mit dem Namen “Alte Struktur” angelegt und alle Ordner und alle E-Mails in meinen Posteingang verschoben.

Das klingt nach einem faulen Ausweg?

Bei weitem nicht! Überlege Dir mal: was wäre gewonnen, wenn ich 2000 alte und bearbeitete E-Mails in eine neue Ordnerstruktur gebracht hätte? Nichts! Im Gegenteil! Ich hätte unheimlich viel Zeit verschwendet. Wenn ich aus irgendeinem Grund wirklich eine dieser alten E-Mails benötige, dann würde ich sowieso die Suchfunktion benutzen.

Also: verschwende bitte keine unnötige Zeit für das Aufräumen. Stelle sicher, dass keine E-Mails dabei verloren gehen, aber schaffe Dir diese alten E-Mail so schnell wie möglich aus dem Weg!

Inbox Zero ist die Möglichkeit Dein digitales Leben zu vereinfachen. Erfahre auf modernslow, wie Du Dein Emailpostfach leer hälst und wie Du davon profitieren wirst. | modernslow.com

 

Der erste Schritt: Ein Postfach für alles

Zu einer übersichtlichen E-Mailstruktur gehört es, alle E-Mails an einem Ort zu haben. Im ersten Schritt solltest Du also alle bestehenden Mail-Postfächer – soweit möglich – auf eines zusammenlegen, so dass Du nur noch ein privates und ein berufliches E-Mail-Postfach zu strukturieren hast. So behältst Du am einfachsten den Überblick.

 

Die Scheingenauigkeit von Ordnern

Um Deinen Posteingang auch langfristig auf null zu reduzieren, legst Du nun eine neue Ordnerstruktur an. Der springende Punkt: diese neue Ordnerstruktur ist nicht thematisch organisiert sondern nach Aufgaben. Das Problem bei einer thematischen Ordnerstruktur ist die Scheinordnung, die Du damit erzeugst. Bei thematischen Ordnern ist Deine Ordnerstruktur nie so fein oder abstrakt, wie Du es gerade brauchst. Das bedeutet, dass Du bei Deinen E-Mails oft eigene Logiken verwendest, warum diese E-Mail in Ordner 1 und diese E-Mail in Ordner 2 kommt. Das Problem: diese Logiken sind über die Zeit hinweg oft nicht stabil, sondern abhängig davon wie wir den Inhalt der E-Mail interpretieren. Das Ergebnis: wir finden die E-Mails nicht da wo wir sie vermuten und benutzen doch schließlich die Suchfunktion.

 

Aufgabenorientierte Ordner

Inbox Zero nutzt die Suchfunktion ganz bewusst – ohne den Umweg über eine detaillierte Ordnerstruktur, die unser Gehirn sowieso überfordert. Stattdessen legst Du eine minimale, aufgabenorientierte Ordnerstruktur an.

 

Mein E-Mailpostfach verfügt aktuell über 4 Ordner:

  1. to do – E-Mails, die eine Aktion meinerseits erfordern
  2. read/review – alle E-Mails, die auf Handbücher oder Anleitungen verweisen
  3. reference – der klassische Ablageordner, d.h. diese E-Mails erfordern keine (weitere) Handlung von mir, aber ich kann die E-Mail auch nicht löschen
  4. maybe – alle E-Mails mit Ideen und Vorschlägen, die toll klingen, aber die – aktuell – weder wichtig noch dringend sind

 

Streng genommen gibt es noch einen weiteren Ordner, den ich nutze – wenn auch im Arbeitsleben nur sehr eingeschränkt: den Papierkorb.

 

Unterstützend kannst Du Color Coding verwenden, um das System der Inbox Zero mit maximal 4-5 Kategorien mithilfe verschiedener Farben zu unterscheiden. Aber, die Farben sollten ebenfalls nicht für Themen und Inhalte stehen, sondern nur die aufgabenorientierte Struktur hervorheben.

 

Radikal umsetzen

Schön, aber nun trudeln natürlich Tag für Tag eine Vielzahl an E-Mails ein. Wie schaffe ich es also, dass am Ende jeden Tages mein Postfach tatsächlich leer ist?

 

Immer wenn ich meine E-Mails checke, screene ich die E-Mails im Posteingang und entscheide sofort was damit zu tun ist.

  • Fall 1: Ich antworte sofort – das mache ich, sofern ich die Antwort in 1-2 Minuten geben kann.
  • Fall 2: Ich transferiere die E-Mail in den Ordner to do.
  • Fall 3: Die E-Mail wandert gleich in die Ablage, also Ordner reference.

Und schon ist mein Postfach wieder leer!

 

Den Posteingang langfristig freihalten

Du hast Deinen Posteingang aufgeräumt und willst ihn natürlich weiterhin leer halten. Nun heißt es, eisern bleiben und die neue Gewohnheit bestmöglich zu unterstützen. Die folgenden Tipps helfen Dir dabei, langfristig vom Inbox Zero System zu profitieren:

 

  • Melde Dich rigoros von allen Newslettern ab, die Du sowieso nicht liest. Ja, das gilt auch für die Modern Slow Community. Jedes Newsletter-Abo, das Du seit mindestens 4 Wochen nicht mehr angeschaut hast – oder Du Dich gar nicht mehr erinnerst, wieso Du Dich dafür überhaupt angemeldet hattest – kann weg.
  • Deaktiviere den Versand von Social Media Benachrichtigungen per E-Mail. In den Einstellungen von Facebook & Co. lassen sich solche Info-Mails abstellen.
  • Lege Dir feste Zeiten für Dein E-Mailpostfach zu. Jeder auch noch so kurze Sprung in Dein Email-Postfach (“nur mal schnell schauen”) reißt Dich aus Deiner Konzentration heraus. Deshalb überlege Dir gut, wann Outlook und Co. im Hintergrund geöffnet sind. Für die meisten von uns reicht es vollkommen 2x am Tag die Emails zu checken und abzuarbeiten.

 

Ich verfolge dieses Konzept nun seit 2,5 Jahren und ich bin so unendlich froh, dass ich meine Herangehensweise an E-Mails geändert habe. Wenn Du das Gefühl hast, dass Du zu viel Zeit mit E-Mails verbringst, dann probier Inbox Zero aus! Ich freue mich, von Deinen Erfahrungen zu hören!

 

Wie viele E-Mails sind gerade in Deinem Postfach?

Wie geht es Dir, wenn Du an Dein E-Mail-Postfach denkst?

 

minimalistisch wohnen und doch gemütlich? | www.modernslow.com

Geht Minimalistisch Wohnen auch gemütlich?

Welches Bild siehst Du vor Deinem inneren Auge, wenn Du an eine minimalistische Wohnung denkst? Kahle Wände, leere Regale? Unsere Wohnung sieht so nicht aus, aber das ist mehr den Umständen und meinen Prioritäten geschuldet. Umso mehr freut es mich daher, dass die liebe Steffi, ihres Zeichens Lebensraum-Coach und Interieur-Stylistin heute in diesem Beitrag ihr Wissen mit uns teilt und zeigt, dass sich minimalistisch wohnen und eine gemütliche Wohnung nicht gegenseitig ausschließen.

 

Geht Minimalistisch Wohnen auch gemütlich?

Immer wieder werde ich gefragt, wie sich Minimalismus mit gemütlichen Wohnen verträgt. Denn viele Menschen haben – wenn sie an minimalistische Räume denken ­– eher einen cleanen Look vor ihrem inneren Auge. Gemütlichkeit? Fehlanzeige. Mit diesen schnellen Tipps schaffst du im Nu noch mehr Gemütlichkeit in deinem Raum.

 

Minimalistisch wohnen – Mehr als nur ein Trend

Minimalismus ist viel mehr als ein kurzweiliger Trend: es ist eine Bewegung. Denn das Reduzieren der Dinge weckt die Sehnsucht der Menschen, wieder selbstbestimmter zu leben, weniger Entscheidungen zu treffen, mehr Zeit zu haben und in sich selbst anzukommen. In meiner Arbeit als Lebensraum-Coach und Interieur-Stylistin bin ich die Schnittstelle für Innen und Außen: Beides bedingt sich und strahlt aufeinander ab. Ich habe festgestellt, dass ein minimalistischer Raum große Auswirkungen auf die geistige Klarheit hat. Ein weiterer Nebeneffekt: Wer minimalistisch lebt und sich von materiellen Dingen im Außen trennen kann, wird gleichzeitig darin geschult, auch inneren Ballast besser loslassen zu können. Doch ein minimalistischer Raum kann noch viel mehr: Er kann dich von außen dabei unterstützen, deine inneren Bedürfnisse zu stillen.

 

Qualität statt Quantität für mehr Verbindung

Häufig wissen wir gar nicht, was unsere Bedürfnisse an einen Raum sind und welche Möbel zum eigenen Typ passen. Wir haben verlernt, auf unsere innere Stimme zu hören und verbinden mit den meisten Gegenständen in unserem Zuhause keine Emotion mehr. Sie stehen häufig dort, weil wir sie dort schon immer standen, sie Platzhalter oder ein Geschenk sind. Und wenn wir umziehen, möchten wir ebenfalls alles schnell fertig haben. Wir kaufen dann häufig die gesamte Einrichtung in ein bis zwei großen Möbelhäusern.

Das Problem: Dinge werden austauschbar und verlieren an Bedeutung. Und ein Raum verliert seine Persönlichkeit, wirkt eher wie eine Möbelausstellung. Bereits beim Möbelkauf vergessen wir innezuhalten und in uns hinein zu spüren, ob dieser Gegenstand wirklich zu uns und unseren Bedürfnissen passt. Um herauszufinden, kannst du meinen Persönlichkeitstest machen.

Bei Minimalismus geht es darum, eine bewusste Auswahl zu treffen und auf Qualität statt Quantität zu setzen. Das Thema Nachhaltigkeit bekommt in Verbindung mit Minimalismus eine große Bedeutung. Du kennst das sicher auch: Kaufst du ein Möbelstück vom Schreiner um die Ecke den du persönlich kennst, schafft das nicht nur eine ganz andere emotionale Verbindung zum Möbelstück – die gute Qualität hält auch länger und schon somit Umwelt und Ressourcen.

 

Minimalismus 2.0: kahle Räume waren gestern

Viele Menschen assoziieren mit Minimalismus Ungemütlichkeit, kahle Räume und weiße Wände. Doch gibt es auch etwas dazwischen: also minimalistische Gemütlichkeit? Ich bin kein Freund von starren Korsetts. Daher lade ich dich ein, dich davon zu befreien wie Minimalismus sein muss. Spüre stattdessen in dich hinein und entscheide für dich, wie deine persönliche Definition von Minimalismus aussieht. Denn jeder Mensch ist einzigartig und hat individuelle Bedürfnisse an sein Zuhause.

Geht minimalistisch wohnen auch gemütlich? #interior #skandi | modernslow.com

Minimalismus als Basis

Wie schaffst du es also, wieder eine persönliche Bindung zu deinem Raum aufzubauen und dich darin wohler zu fühlen – und das trotz minimalistischer Einrichtung? Klar, der erste Schritt ist das Aussortieren, aber das hast du sicher schon erledigt, oder spielst bereits mit dem Gedanken. Und falls nicht: auch fein. Der nächste Schritt ist die Gemütlichkeit:

 

Meine 3 Tipps für mehr Gemütlichkeit

#1 Inszeniere persönliche Gegenstände

Gemütliche Räume leben von kleinen Stilbrüchen und Gegenständen, die mit positiven Gefühlen verankert sind. Im Möbelhaus empfinden wir die inszenierten Räume deshalb häufig als unpersönlich, weil Stilbrüche fehlen und zum Beispiel fast ausschließlich neue Sachen dekoriert werden, zu denen wir keine Verbindung haben. Lade deinen Raum – oder eine Ecke – also positiv auf, indem du ein paar Gegenstände mit einbindest, die dich an etwas Schönes erinnern, die du aus dem Urlaub mitgebracht hast oder die eine Geschichte erzählen, also vintage sind.

 

#2 Bilde Gruppen

Inszenierst du deine persönlichen Gegenstände in einer Gruppe mit anderen Gegenständen, wirkt die Gruppe als Gesamtensemble. Es ist dann fast egal, ob die Gegenstände innerhalb der Gruppe zueinander passen. Ruhiger und klarer wird deine Gruppe allerdings, wenn du dich auf ein Merkmal konzentrierst – zum Beispiel die Farbe weiß oder ein bestimmtes Material. Ich persönlich liebe weiße Porzellanvasen. Mein gemeinsames Merkmal sind geometrische Muster. Inszenierst du mehrere Gruppen nebeneinander – zum Beispiel auf deiner Fensterbank – halte einen Abstand zwischen den Gruppen ein, der mindestens zweimal die Breite der Gruppe beträgt. So wirkt jede Gruppe für sich selbst und stiehlt der anderen Gruppe nicht die Show.

 

#3 Beleuchtung

Generell gilt: viele kleine Lichtquellen sind gemütlicher als eine große. Denn sie zaubern am Abend eine heimelige Wohlfühlatmosphäre. Für mich persönlich zählt die Deckenlampe nicht dazu und ist am Abend ein No-Go. Meine Empfehlung für ein mittelgroßes Wohnzimmer zum Beispiel lautet: Nimm mindestens drei Lichtquellen. Für noch mehr Gemütlichkeit achte darauf wenig LED-Lampen zu verwenden, Glühbirnen zu kaufen die warmes Licht abgeben und Dimmer zu verwenden.

 

Du siehst, es ist gar nicht so schwer, minimalistisch zu wohnen und mit ein paar Handgriffen ein Zuhause fürs Herz zu gestalten – deinen Kraftplatz. Da viele meiner Klienten und Kunden gar nicht wissen, welcher Typ sie sind, habe ich einen Persönlichkeitstest konzipiert um genau das herauszufinden. Es ist der erste Schritt zu mehr Klarheit, Selbstbewusstsein und Achtsamkeit. Wenn du Lust hast, lade ich dich dazu ein, mitzumachen – das ist mein Geschenk für dich. Welcher Typ bist du – und wie kann dein Zuhause dir Kraft spenden.

Vielen Dank für deine Zeit,

Deine Steffi

Stefanie Adam arbeitet als Lebensraum-Coach und Interieur-Stylistin und unterstützt Menschen dabei sowohl in ihrem Inneren, als auch in ihrem Umfeld Klarheit zu schaffen und sich ihren eigenen Kraftplatz zu schaffen: Für mehr inneres und äußeres Gleichgewicht.
Homepage: Stefanie Adam
Blog: Feine Seele
Instagram: Feine Seele

 

Fotos: Stefanie Adam