Wieviele Emails kriegst Du pro Tag? Und wie oft glaubst Du, dass Du jede dieser E-Mails im Schnitt öffnest und scanst? Je nach Job und Anzahl an Newslettern flattern pro Tag ganz schön viele digitale Briefe in Dein Postfach und verlangen nach Deiner Aufmerksamkeit. Einige bleiben ungelesen liegen und schwupps vergisst Du, dass da noch jemand auf Deine Antwort wartet. Oder Du screenst mehrmals die gleiche Email, wenn sie kommt, wenn Du Deine To Do-Liste erstellst, wenn Du sie beantwortest und oft auch noch mehrmals dazwischen. Nicht so ideal oder? Oft sieht Dein E-Mail-Postfach aus wie Du Dich in Deinem Alltag fühlst: zu viel zu organisieren und zu tun. Lass uns das ändern! In diesem Beitrag stelle ich Dir das Konzept Inbox Zero vor, das mir hilft mein E-Mailpostfach unter Kontrolle zu haben, welche Vorteile es bringt, warum auch Du Dein E-Mailpostfach leeren solltest, und wie Du es schaffst, dass auch Dein E-Mailpostfach ganz und gar zen ist.
Digital ausmisten
Wie viele E-Mails bekommst Du so pro Tag? 5? 10? 25? Oder noch mehr? Auf jeden Fall eine Vielzahl mehr als an guter alter Briefpost.
Unser modernes digitales Leben eröffnet uns viele wundervolle Möglichkeiten. Einfach und schnell miteinander zu kommunizieren ist großartig, aber die tägliche E-Mail-Flut bedeutet auch, dass wir ein vielfaches an Entscheidungen Tag für Tag zu treffen haben.
Jede E-Mail schreit nach unserer Aufmerksamkeit – und je länger sie in unserem E-Maileingang verbleibt, desto häufiger bekommt sie auch diese Aufmerksamkeit.
Warum Dein E-Mailpostfach leer sein sollte
Die leicht provokante Antwort: weil Du dein Briefpostfach ja auch nicht zumüllst.
Jeden Tag gehst Du zu Deinem physischen Briefkasten, holst all die Briefe und Postwurfsendungen heraus und sortierst die einkommende Post – wegwerfen, bezahlen, aufheben, usw. Wieso sollte es anders bei Deinem E-Mailpostfach sein? Genauso wie uns ein überquellendes Postfach und ein unaufgeräumter Schreibtisch stressen und überfordern, stresst und überfordert uns ein volles E-Mailpostfach. Also digital ausmisten…!
Mehr Zeit und weniger Stress dank Inbox Zero
Mit einem leeren E-Maileingang verbringst Du weniger Zeit in Deinem Account, denn Du weißt ganz genau, welche E-Mails Deine Aufmerksamkeit benötigen. Solange sich eine E-Mail im Posteingang befindet, neigen wir dazu sie nochmals zu lesen oder zumindest zu überfliegen. Das kostet Zeit und lenkt ab! Und mit dem Konzept, das ich Dir hier vorstelle, verschwendest Du auch nicht Stunden Deiner wertvollen Zeit, Dir eine detaillierte Ordnerstruktur zu überlegen, die am Ende doch nie so ganz Deinen Bedürfnissen gerecht wird.
Der weitaus größere – und für mich persönlich wichtigere – Effekt ist, dass ein leeres Postfach positiv auf Dein Wohlbefinden wirkt. Keine E-Mail im Posteingang – das fühlt sich an nach getaner Arbeit, nach Erfolg, nach ich habe meine To-Dos unter Kontrolle. Mir war nie bewusst, wie anstrengend mein übervolles E-Mailpostfach für mich war – bis ich es radikal geändert habe.
Inbox Zero: Das leere E-Mailpostfach
Der Name dieses Konzepts, Inbox Zero, ist klar Programm. Das Ziel ist es, dass am Ende jeden Tages 0, ja null, Nachrichten in Deinem Postfach sind.
Die Vorteile von Inbox Zero
- Zeitliche Ersparnis. Inbox Zero ist zu Beginn mit ein paar Stunden Arbeit verbunden – mehr dazu gleich. Langfristig gewinnst Du dadurch eine erhebliche Zeitersparnis und schonst Deine Nerven.
- Ein System, das funktioniert. Inbox Zero ist dafür ausgelegt, einfach und nachvollziehbar zu sein. Keine schwammige Organisationsstruktur mehr, kein “Wo soll ich diese Mail ablegen?”-Rätseln. Du weißt ohne groß nachzudenken, wo jede einzelne Mail hingehört.
- Du nimmst den Druck raus. Anstatt dass Dich tagelang dieselben Nachrichten vorwurfsvoll anstarren, kannst Du Dich mit gutem Gewissen in Dein Postfach einloggen. Denn am Ende des Tages hast Du alles bearbeitet.
Am Ende des Tages keine einzige E-Mail in Deinem Postfach – wie das funktionieren soll?
Eigentlich ganz einfach mit ein paar kleinen Regeln!
Wie Du zu Inbox Zero gelangst
Aufräumen – aber anders als Du denkst
Zu dem Zeitpunkt als ich zu Inbox Zero gewechselt bin, hatte ich gute 1000 E-Mails in meinem Posteingang. Natürlich waren die nicht alle ungelesen! Aber nachdem ich sie erhalten, gelesen und bearbeitet hatte, habe ich sie eben nicht immer in einen meiner vielen Ordner verschoben. Warum? Weil ich oft einfach nicht so genau wusste, in welchen Ordner, die Email nun gehört. Und ja, ich hatte noch weit mehr E-Mails in einer Vielzahl von Ordnern abgelegt.
Wie ich dieses Chaos gezähmt habe?
Ganz einfach: ich habe einen Ordner mit dem Namen “Alte Struktur” angelegt und alle Ordner und alle E-Mails in meinen Posteingang verschoben.
Das klingt nach einem faulen Ausweg?
Bei weitem nicht! Überlege Dir mal: was wäre gewonnen, wenn ich 2000 alte und bearbeitete E-Mails in eine neue Ordnerstruktur gebracht hätte? Nichts! Im Gegenteil! Ich hätte unheimlich viel Zeit verschwendet. Wenn ich aus irgendeinem Grund wirklich eine dieser alten E-Mails benötige, dann würde ich sowieso die Suchfunktion benutzen.
Also: verschwende bitte keine unnötige Zeit für das Aufräumen. Stelle sicher, dass keine E-Mails dabei verloren gehen, aber schaffe Dir diese alten E-Mail so schnell wie möglich aus dem Weg!
Der erste Schritt: Ein Postfach für alles
Zu einer übersichtlichen E-Mailstruktur gehört es, alle E-Mails an einem Ort zu haben. Im ersten Schritt solltest Du also alle bestehenden Mail-Postfächer – soweit möglich – auf eines zusammenlegen, so dass Du nur noch ein privates und ein berufliches E-Mail-Postfach zu strukturieren hast. So behältst Du am einfachsten den Überblick.
Die Scheingenauigkeit von Ordnern
Um Deinen Posteingang auch langfristig auf null zu reduzieren, legst Du nun eine neue Ordnerstruktur an. Der springende Punkt: diese neue Ordnerstruktur ist nicht thematisch organisiert sondern nach Aufgaben. Das Problem bei einer thematischen Ordnerstruktur ist die Scheinordnung, die Du damit erzeugst. Bei thematischen Ordnern ist Deine Ordnerstruktur nie so fein oder abstrakt, wie Du es gerade brauchst. Das bedeutet, dass Du bei Deinen E-Mails oft eigene Logiken verwendest, warum diese E-Mail in Ordner 1 und diese E-Mail in Ordner 2 kommt. Das Problem: diese Logiken sind über die Zeit hinweg oft nicht stabil, sondern abhängig davon wie wir den Inhalt der E-Mail interpretieren. Das Ergebnis: wir finden die E-Mails nicht da wo wir sie vermuten und benutzen doch schließlich die Suchfunktion.
Aufgabenorientierte Ordner für mehr Überblick und weniger Stress
Inbox Zero nutzt die Suchfunktion ganz bewusst – ohne den Umweg über eine detaillierte Ordnerstruktur, die unser Gehirn sowieso überfordert. Stattdessen legst Du eine minimale, aufgabenorientierte Ordnerstruktur an.
Mein E-Mailpostfach verfügt aktuell über 4 Ordner:
- to do – E-Mails, die eine Aktion meinerseits erfordern
- read/review – alle E-Mails, die auf Handbücher oder Anleitungen verweisen
- reference – der klassische Ablageordner, d.h. diese E-Mails erfordern keine (weitere) Handlung von mir, aber ich kann die E-Mail auch nicht löschen
- maybe – alle E-Mails mit Ideen und Vorschlägen, die toll klingen, aber die – aktuell – weder wichtig noch dringend sind
Streng genommen gibt es noch einen weiteren Ordner, den ich nutze – wenn auch im Arbeitsleben nur sehr eingeschränkt: den Papierkorb.
Unterstützend kannst Du Color Coding verwenden, um das System der Inbox Zero mit maximal 4-5 Kategorien mithilfe verschiedener Farben zu unterscheiden. Aber, die Farben sollten ebenfalls nicht für Themen und Inhalte stehen, sondern nur die aufgabenorientierte Struktur hervorheben.
Inbox Zero radikal umsetzen
Schön, aber nun trudeln natürlich Tag für Tag eine Vielzahl an E-Mails ein. Wie schaffe ich es also, dass am Ende jeden Tages mein Postfach tatsächlich leer ist?
Immer wenn ich meine E-Mails checke, screene ich die E-Mails im Posteingang und entscheide sofort was damit zu tun ist.
- Fall 1: Ich antworte sofort – das mache ich, sofern ich die Antwort in 1-2 Minuten geben kann.
- Fall 2: Ich transferiere die E-Mail in den Ordner to do.
- Fall 3: Die E-Mail wandert gleich in die Ablage, also Ordner reference.
Und schon ist mein Postfach wieder leer!
Den Posteingang mit Inbox Zero langfristig freihalten
Du hast Deinen Posteingang aufgeräumt und willst ihn natürlich weiterhin leer halten. Nun heißt es, eisern bleiben und die neue Gewohnheit bestmöglich zu unterstützen. Die folgenden Tipps helfen Dir dabei, langfristig vom Inbox Zero System zu profitieren:
- Melde Dich rigoros von allen Newslettern ab, die Du sowieso nicht liest. Ja, das gilt auch für die Modern Slow Community. Jedes Newsletter-Abo, das Du seit mindestens 4 Wochen nicht mehr angeschaut hast – oder Du Dich gar nicht mehr erinnerst, wieso Du Dich dafür überhaupt angemeldet hattest – kann weg.
- Deaktiviere den Versand von Social Media Benachrichtigungen per E-Mail. In den Einstellungen von Facebook & Co. lassen sich solche Info-Mails abstellen.
- Lege Dir feste Zeiten für Dein E-Mailpostfach zu. Jeder auch noch so kurze Sprung in Dein Email-Postfach (“nur mal schnell schauen”) reißt Dich aus Deiner Konzentration heraus. Deshalb überlege Dir gut, wann Outlook und Co. im Hintergrund geöffnet sind. Für die meisten von uns reicht es vollkommen 2x am Tag die Emails zu checken und abzuarbeiten.
Ich verfolge dieses Konzept nun seit 2,5 Jahren und ich bin so unendlich froh, dass ich meine Herangehensweise an E-Mails geändert habe. Wenn Du das Gefühl hast, dass Du zu viel Zeit mit E-Mails verbringst, dann probier Inbox Zero aus! Ich freue mich, von Deinen Erfahrungen zu hören!
Wie viele E-Mails sind gerade in Deinem Postfach?
Wie geht es Dir, wenn Du an Dein E-Mail-Postfach denkst?
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Ich hab mich für ein ähnliches System entschieden. Beruflich ist mein E-Maileingang überschaubaren, so dass der Posteingang gleichzeitig mein To do ist. Alle Mails die erledigt sind werden sofort zum Vorgang gespeichert und farbig markiert und landen relativ schnell im Papierkorb. Die Mails im Posteingang beantworte ich sofort, wenn möglich, oder terminiere sie gleich. Damit ist mein E-Maileingang aufgeräumt und übersichtlich. Newsletter landen immer automatisch in einem extra Ordner, da kann ich sie am Stück durchsehen und lesen, wenn mich etwas interessiert.
Für die privaten Mails habe ich auch alle Benachrichtigungen der sozialen Netzwerke ausgestellt und auch die Mail-Benachrichtigung auf dem Bildschirm, ich muss erst aktiv ins Postprogramm schauen. Damit komme ich gut klar. Newsletter schaue ich regelmäßig durch und bestelle auch immer wieder welche ab.
Liebe Grüße von Ina
Liebe Ina,
vielen Dank für den Input zu Deinem System. Das klingt sehr übersichtlich und tatsächlich ähnlich zu Inbox Zero.
Und super Tipp: Benachrichtigungen ausstellen und Newsletter abmelden, die Du nicht liest. Auf jeden Fall. Wenn Dus nicht liest, gehört es nicht in Dein Postfach.
Alles Liebe
Katharina
Ich hab’s mit den Themenordnern versucht und muss sagen manche machen Sinn und andere wiederum sind Quatsch. Also werde ich es vielleicht mal mit Inbox Zero versuchen oder einer Kombi versuchen. Da ich nur ein privates Postfach habe hält sich die Menge in Grenzen…
Was ich mich allerdings frage: Räumst du den reference-Ordner irgendwann auf bzw leer?
LG Michaela
Liebe Michaela,
vielen lieben Dank für Deine Nachricht.
Den reference-Ordner räume ich nie auf. Wenn ich etwas suche, benutze ich die Suchfunktion. Ich spare mir so die Zeit, unwichtige Emails noch einmal anzufassen und zu sortieren.
Alles Liebe
Katharina
Huhu, wow, das klingt echt gut! Habe gerade ganz motiviert versucht, neue Postfächer auf meinem iPhone einzurichten oder zumindest die bestehenden Postfächer umzubenennen, aber leider kommt immer eine Fehlermeldung, dies sei nicht möglich… ich habe den Verdacht, dass es an gmx liegt, aber habe noch keine Lösung gefunden… Schade, aber vielen Dank für die tolle Anregung! Liebe Grüße
Huhu, wow, das klingt echt gut! Habe gerade ganz motiviert versucht, neue Postfächer auf meinem iPhone einzurichten oder zumindest die bestehenden Postfächer umzubenennen, aber leider kommt immer eine Fehlermeldung, dies sei nicht möglich… ich habe den Verdacht, dass es an gmx liegt, aber habe noch keine Lösung gefunden… Schade, aber vielen Dank für die tolle Anregung! Liebe Grüße
PS: Nachtrag: ich habe mir die App von gmx heruntergeladen und jetzt bin ich auch an Bord
Liebe Mareike,
juhu! Wunderbar, dass Du mit an Bord bist.
Lass mich gerne wissen, wie das System für Dich funktioniert.
Alles Liebe
Katharina
So ungefähr, wie du es beschreibst, habe ich meinen Posteingang auch umorganisiert. Und es ist wirklich eine große Erleichterung gewesen!
LG Sabienes
Vielen Dank für Deine Nachricht! Das ist ja wunderbar, dass Du auch dieses System nutzt!
Mir hilft es im Alltag auch wirklich sehr!
Alles Liebe
Katharina
Liebe Katharina,
durch deinen Artikel hier hab ich nochmal im Netz rumgesurft und bin auf den Blog von Dr. Joachim Schlosser gestoßen. Der schreibt etwas weiterführender über das selbe System. Ich muss sagen, ich bin begeistert und werde das Umsetzen. Dafür muss ich mir im Büro mal eine ruhige Stunde nehmen und mich trauen. 🙂 Und dann hoffe ich, mein Ordnerchaos löschen zu können.
Ich vermute in meinem Privatpostfach lässt es sich einfacher umsetzen.
Danke für Deine immer inspirierenden Artikel.
Viele Grüße
Saskia
Liebe Saskia,
yey, trau Dich. Es ist wirklich so befreiend und ich bin einfach nur froh, dass ich mein System so umgestellt habe.
Den Blog kenne ich nicht, aber super wenn noch mehr Menschen über dieses tolle System schreiben.
Und vielen lieben Dank für Dein Feedback zu meinen Artikeln. Es freut mich sehr, dass ich Dich damit inspirieren kann.
Alles Liebe
Katharina
Danke für den Beitrag! Bin zufällig drübergestolpert und mich hat die Flut an Mails in meinem Posteingang sowieso gestört. Ein paar Stunden später und ich bin zwar nicht bei Zero aber bei 3 und das sind alles überschaubare To Dos für die Woche, also: Danke!
Liebe Miriam,
das freut mich sehr, dass dieser Zufall ein so erfolgreiches und schönes Ende hatte!
Vielen lieben Dank, dass du dir dann auch noch die Zeit genommen hast, mir zu schreiben.
Weiterhin alles Gute! Vielleicht steht ja als nächstes der Kleiderschrank an… 😉
Alles Liebe
Katharina