Warum wir deinen Erfolg sehen wollen (und sollten)

Das Ziel ist nicht das Ziel. Das Ziel ist der Weg. Und wir wollen wissen, wie dein Weg war – damit wir den Mut haben unseren zu gehen. Ein Beitrag über Erfolg, Freiheit und den Mut, seine Erfolge zu zeigen.

 

Es ist also geschafft

Diss abgegeben und nun auch verteidigt. Und es fühlt sich ziemlich unspektakulär an. Kein innerlicher Freudentaumel. Kein “ich habe es geschafft!” Jubelschrei. Dieses Ereignis, das Ziel, das „herzlichen Glückwunsch, sie wurden nun promoviert“ fühlte sich ziemlich  unbedeutend im Vergleich zu dem Weg an, wenn ich ehrlich bin.

Versteh mich nicht falsch. Ich bin unheimlich dankbar. Für die Unterstützung von so vielen Seiten. Für die Bekanntschaften und Freundschaften. Für all die Erkenntnisse auf diesem Weg. Natürlich feiere ich. Nur verblasst das Ziel angesichts des Weges.

Wie sehr, das wurde mir erst bewusst, als der Weg zu Ende und das Ziel erreicht war.

 

Und so feiere ich, wer ich durch diese 5 Jahre geworden bin

Als ich damals am Lehrstuhl angefangen habe, war die Vorstellung vor anderen zu sprechen, meine Arbeit vorzustellen und zu verteidigen, erfahreneren Experten Rede und Antwort zu stehen und einzustecken, dass jemand fachlich ganz anderer Meinung ist, eine die mir Angst machte.

Nicht mehr.

Ich feiere, dass auf diesem Weg aus einer zurückhaltenden, manchmal schüchternen jungen Frau eine Frau geworden ist, über die sich ein männlicher Teilnehmer der Prüfungskommission beschwert, sie wäre ihm zu selbstbewusst.*

 

Ja, als ich da stand mit meiner Präsentation, war ich selbstbewusst.

Weil ich weiß, dass meine Arbeit nicht perfekt ist, aber ich auch weiß, dass mein Wert, und mein Selbstwert, davon nicht abhängt. Ich feiere diese Freiheit, denn ohne den Weg hätte ich sie nicht.

Und doch, ich fühle mich immer noch und immer wieder komisch, anderen von meinen Ergebnissen und Erfolgen zu erzählen.

Dieser Weg ist noch nicht zu Ende. Es gibt einen Teil in mir, der hätte es am liebsten niemandem erzählt, dass mein TED-Talk  online ist. Und es gibt tatsächlich Leute, denen ich noch immer nicht davon erzählt habe. Weil es einfacher ist, nichts zu sagen. Weil ich so nicht die Aufmerksamkeit auf mich ziehe. Weil ich mich so nicht angreifbar mache.

 

Warum du deinen Erfolg ruhig zeigen kannst. Weil wir deinen Erfolg sehen wollen.

Nur das gehört auch zu einem gesunden Selbstwertgefühl.

 

Nicht nur die fachlichen Fakten selbstsicher vortragen, sondern mit der gleichen Selbstverständlichkeit die eigene Leistung zeigen.

Viele meiner männlichen Kollegen, die ich in meinem bisherigen Arbeitsleben kennengelernt habe, haben keinerlei Hemmungen, Scheu oder Selbstzweifel regelmäßig vor dem Chef, den Kollegen oder anderen Leuten auf ihre Erfolge und Ergebnisse hinzuweisen.

 

Und niemand kreidet es ihnen an.

 

Naja, nicht unbedingt niemand. Ein paar Leute schon.

Die sich damit unwohl fühlen, sich selbst darzustellen. Die es zwar versuchen wollen, aber nicht über den eigenen Schatten springen, nicht die eigene Komfortzone verlassen.

Und ja, ich zähle mich manchmal leider auch dazu. Auch ich verdrehe manchmal noch innerlich (oder weithin sichtbar) die Augen, wenn einer der Männer mal wieder loslegt und seine Jagdtrophäen auspackt und detailliert.

Nur genauso wie die Aussage des Teilnehmers meiner Prüfungskommission, dass ich ihm zu selbstbewusst auftrete mehr über ihn als über mich aussagt, so sehr sagt mein Augenverdrehen über die Jagdtrophäen der anderen etwas über mich aus.

 

Es ist vollkommen in Ordnung, nur für sich den Weg zu zelebrieren

Die Veränderung an sich selbst wahrzunehmen und zu bestaunen. Und zu wissen, dass das genug ist – für dich, für dein eigenes Selbstwertgefühl.

Aber gerade wir Frauen sollten auch üben, auf unsere eigenen Ergebnisse und Erfolge hinzuweisen.

Damit es normaler wird.

Damit wir gemeinsam wachen können.

Damit wir anderen Frauen sehen, was möglich ist.

Damit andere sehen, was wir zu leisten vermögen- denn Tatsache ist, die anderen sind meist mit sich selbst beschäftigt und nehmen gar nicht wahr, was wir leisten und erreichen.

Und nicht zuletzt damit wir uns selbst nicht schlecht fühlen, wenn wir – versuchen – über unsere eigenen Erfolge zu sprechen.

 

Natürlich wollen wir deinen Erfolg sehen

Ja, es gibt diese Tage, an denen jeder noch so kleine Erfolg oder einfach nur das Bild eines schön gedeckten Frühstückstisches eine negative Vergleichsspirale in Gang setzt. Nur, seien wir ehrlich: an diesen Tagen ist es schon fast egal, was andere tun oder lassen, was sie erreichen oder selbst woran sie scheitern. An den Tagen mögen wir uns selbst nicht. Wiederum, unser Problem mit den anderen, hat am Ende mehr mit uns als mit den anderen zu tun.

 

An allen anderen Tagen freue ich mich einfach, wenn eine von uns einen kleinen oder großen Erfolg verkündet.

Weil es mich stolz macht, Frauen zu kennen, die mich inspirieren. Weil es mir Mut macht. Weil es mir Möglichkeiten zeigt, die ich selbst nicht gesehen hätte.

 

Wir brauchen beides

Die tiefe Zufriedenheit sich selbst zu genügen UND den Mut anderen davon zu erzählen.

Wo genau wir die Linie ziehen, ist individuell und mag sich verändern, je mehr wir zu uns selbst finden.

 

Aber “ich lasse einfach mal meine Erfolge für sich sprechen” ist zu wenig

Denn oft hat diese Einstellung mehr mit unserer Angst vor Aufmerksamkeit zu tun als mit tatsächlichem Großmut und Selbstwertgefühl. Oft steht dahinter das genaue Gegenteil.

 

Zeit das zu ändern. 

Wir wollen sie sehen, deine Erfolge! Wir brauchen sie, damit wir den Mut haben, zu wachsen. Also zeig sie uns, deine Erfolge!

Genauso wie ich feiere, wer ich auf diesem Weg geworden bin, so hast auch du kleine und große Veränderungen erreicht, die du es dir verdient hast, zu feiern. Und genauso wie ich mir die 10.000 Gründe warum ich diesen Artikel nicht veröffentlichen sollte, ausgeredet habe, kannst du dir die 10.000 Gründe ausreden, warum du deine ganz persönlichen Erfolge, JETZT gerade nicht teilen solltest.

Ich meine es ernst: Wir wollen sie sehen, deine Erfolge!

 

Hab Mut und zeig sie uns in den Kommentaren…

 

 

*Was diese Aussage über sein Weltbild und unsere Arbeitswelt sagt, ist eine Geschichte für einen anderen Tag…

 

Lass uns Regeln brechen… Work-Life-Balance und so

 

Ich bin lange um das Thema herumgetanzt. Vielleicht sah es von Außen nicht so aus. Von Innen hat es sich aber so angefühlt. Denn seit der Gründung von Modern Slow gab es eine Regel: sprich nicht über die Arbeit. Weil ich angestellt bin und bestimmte Details nicht ins Internet gehören. Weil ich mir kein Urteil über deine Arbeit erlaube. Weil ich überzeugt bin, dass es keine allgemein gültige Lösung gibt. Denn die Situationen sind so individuell und kompliziert. Und die Regeln in der Arbeitswelt machen meist andere. Im Sinne von mutigen Entscheidungen und verrückten Ideen habe ich aber inzwischen das Gefühl, dass ich Stellung beziehen möchte. Ein Beitrag, den es früher nicht gegeben hätte. Auch ein Beitrag über Regeln und die Erkenntnis, dass wir es nicht allein schaffen.

 

Es geht eben nicht ohne…!

Ich bin inzwischen davon überzeugt, dass wir, wenn wir Frauen über Themen wie Zeitmanagement und Achtsamkeit sprechen, nicht umhin kommen über die Arbeit zu sprechen. Schließlich hat die berühmte Work-Life-Balance zwei Faktoren.

Und wenn wir über Frauen im Job sprechen, dann kommen wir nicht umhin über die Arbeitswelt zu sprechen. Also sprechen wir drüber.

 

 

Ich habe bisher nicht über Arbeit geschrieben, weil es so unheimlich individuell ist.

Und ziemlich emotional – auch wenn wir uns das nicht immer eingestehen. Wer daran zweifelt, verfolge bitte aufmerksam wie Frauen untereinander die Lebensentscheidungen der anderen bewerten.

Die Emotionalität fängt schon bei den Wörtern an.

Karriere – schlechtes Wort. Das klingt nach keine Kinder kriegen, um eine Chance auf den Vorstandsjob oder Senior Management zu haben.

Erfolg – ähnlich schlecht. Suggeriert Karriere, gerne auch das Gehalt.

 

Dabei haben die meisten von uns einen Beruf und Job aus genau diesen Gesichtspunkten gewählt. Es war keine “mir doch egal was ich mache, hauptsache jemand zahlt mir was und ich bin krankenversichert”-Entscheidung.

Du wolltest Erfolg und Karriere. Halt, falsche Wörter. Lass mich das konkreter formulieren:

du wolltest einen Beruf und Job, der dir Freude macht, an dem du wachsen kannst und etwas beiträgst.

Nicht unbedingt Lebenssinn stiftend und allumfassend, aber ein bisschen Erfüllung darf schon sein.

Und anfangs lief das auch ganz gut. Wir haben gute Arbeit gemacht, wurden befördert.

 

Doch mit dem ersten Kind wurde alles anders.

Auf einmal müssen wir anecken. Grenzen ziehen.

Nein, den Termin kann ich nicht wahrnehmen, da ich dann im Mutterschutz sein werde.

Nein, diesen Abendtermin kann ich so kurzfristig nicht wahrnehmen.

Können wir den Termin bitte vor 16.00 Uhr legen?

 

Grenzen ziehen fällt uns so schon oft genug schwer. Aber darum soll es heute nicht gehen.

 

Sondern darum, WARUM wir mit diesen Grenzen anecken.

 

Wenn ich mich in dem Teil der Wirtschaft, den ich in den letzten 10+ Jahren kennengelernt habe, umschaue, dann ist es kein Problem Kind und Karriere unter einen Hut zu bringen.

Egal, ob Karriere nun die Jagd auf den Vorstandsposten oder einfach eine spannende Position mit Verantwortung bedeutet.

 

Wie kannst du Work-Life-Balance erreichen? Besseres Zeitmanagement? Nicht solange...

Kind und Karriere unter einen Hut zu bringen, ist kein Problem.

Alles was du dazu brauchst, ist eine Frau.

Eine Frau, die sich um alles andere außerhalb des Büros kümmert.

 

Wenn ich mich umschaue, dann korreliert die “Vereinbarkeit” von Kind und Beruf mit einem bestimmten Lebensmodell: er macht den Job, sie den Rest.

 

Und um das ganz deutlich zu machen: ich habe kein Problem mit dem Lebensmodell. Es gibt viele Gründe das zu wählen. Und so lange es eine wirkliche Wahl für die beiden Beteiligten war, habe ich kein Problem damit.

Es gibt nicht das eine Lebensmodell, das objektiv besser ist. Es gibt nur das Lebensmodell, das für dich und deine Familie ganz subjektiv richtig ist.

Es geht mir nicht darum, dass alle Frauen Karriere machen MÜSSEN.

 

Ich bin ein Verfechter von freier Wahl.

Wenn du aus ganzem Herzen zu Hause bei deinen Kindern sein möchtest, dann unterstütze ich dich dabei aus ganzem Herzen.

 

Was mich wütend macht, ist wenn du arbeiten willst- und die Herausforderung mit der Kinderbetreuung geklärt hast – aber in einem Umfeld arbeitest, dessen Regeln nur noch bedingt mit deinem Lebensmodell übereinstimmen.

 

“Gute Arbeit” sollte ein Ausdruck von Qualität sein.

Oft genug vermischt sich das aber mit Kriterien, die leicht messbar sind, aber nur bedingt mit “guter Arbeit” zusammenhängen: Präsenzzeit, generell lange Arbeiten, die Bereitschaft, auch mal kurzfristig in den Flieger zu steigen.

 

Und genau das ist, was das Grenzen ziehen so schwer macht.

Weil man sich gefühlt – oder in manchen Unternehmen auch tatsächlich – Wege verbaut, die man gerne gegangen wäre.

Weil man gefühlt – oder in manchen Unternehmen auch tatsächlich – eine Anomalie ist.

Weil man manchmal einfach keine Lust hat, für etwas zu kämpfen, was doch keine große Sache sein sollte.

 

All das betrifft natürlich auch Männer.

Männer, die “früher” gehen, die Arbeitszeit reduzieren wollen, oder einfach ein anderes Arbeitsmodell wünschen, stehen oft vor den gleichen Herausforderungen.

 

Und oft steckt hinter den Regeln, hinter den Kommentaren gar keine Bösartigkeit. Sondern einfach Unwissenheit über die Realität des anderen.

 

Es wird Zeit, dass wir die Regeln brechen und miteinander reden.

 

 

 

Warum ich Hilfe brauche (und deshalb Modern Slow ein Team hat)

Tief einatmen. Ich brauche Hilfe. Schon seit längerem und deshalb habe ich sie nun auch. Ein Beitrag über Transparenz, Delegieren und das Problem in unseren Köpfen. Und auch ein Beitrag über meine tolle Assistentin, die Modern Slow besser macht.

 

Ich habe lange überlegt, diesen Post zu machen.

Erst, weil ich mir nicht sicher war, ob ich ihn machen möchte. Dann, weil ich mir nicht sicher war, wie ich ihn machen möchte. Denn das Thema Hilfe ist in unserer Gesellschaft und insbesondere unter Frauen ein Tabuthema und noch dazu begibt man sich auf sehr dünnes Eis.

 

Nein, ich will mich nicht hinstellen und auf dicke Online-Business-Hose machen. “Ich habe ein Team” wird schnell zu “was glaubt die denn, wer sie ist?!” uminterpretiert. Gerade wir Frauen reagieren gerne mal allergisch auf solche Aussagen – manchmal (manchmal!) zu Recht.

Manchmal sagt die Interpretation aber mehr über uns selbst aus.

Sympathiepunkte sammelt Frau eher mit Aussagen wie “ich hatte Glück”, “mir passieren viele tolle Dinge” – nur nicht anecken, nicht zu viel Aufmerksamkeit auf sich selbst lenken und schon gar nicht etwas für sich beanspruchen.

Gleichzeitig schlägt uns bei “ich habe Unterstützung” oftmals auch eine ganz andere Interpretation entgegen: “schaffst Du es nicht?” “ich mache ja xyz immer selbst” – und der böse große Bruder in unserem eigenen Kopf “bist Du nicht gut genug?!”.

Und so schweigen wir. Darüber, dass wir Hilfe haben. Darüber, dass wir Hilfe brauchen.

 

Zeit das zu ändern.

 

Du brauchst Hilfe. Und das ist in Ordnung. | modernslow.com

Mein Tag hat 24 h, wie Deiner.

 

Ganz klar, das haben mir die letzten Jahre gezeigt, Planung und Prioriäten, bewusste und mutige Entscheidungen, Ziele und effektive Gewohnheiten, mein Mann, meine Familie und und und sind wichtige Gründe dafür, warum ich so viel in meinen 24 h schaffe.

 

Aber es sind und bleiben 24 h.

 

Und so ist ein weiterer Grund ist eben auch, dass ich es seit ein paar Monaten nicht mehr alleine tue.

Modern Slow hat inzwischen ein Team.

 

In diesem Beitrag geht es aber um mehr als Transparenz.

Es geht darum, umzudenken.

Mir liegt dieser Beitrag ganz besonders am Herzen, weil er so viele von uns betrifft. Wir Frauen sind Meister darin, viel zu hohe Ansprüche an uns selbst zu stellen. Und oftmals merken wir es gar nicht mehr. Und wenn es mal drunter und drüber geht, wenn wir straucheln und gerade so die Dinge hinkriegen, oder wenn wir tatsächlich scheitern, dann zeigen wir das lieber nicht – nicht einmal vor unseren engsten Freundinnen.

Viel wichtiger ist die Fassade: alles schaffen und es mühelos aussehen lassen.

 

Und dazu möchte ich nicht beitragen. Dass ich das Aufräumen auch mal ausfallen lasse und stattdessen an Modern Slow arbeite oder Zeit mit meiner Familie verbringe, habe ich schon an mehr als einer Stelle erwähnt. Ich arbeite Vollzeit, ich arbeite an Modern Slow, ich habe eine Familie und Sport mache ich auch. Aber: ich schaffe nicht alles und schon gar nicht zur gleichen Zeit. Mühelos hat so viel mit meinem Alltag zu tun, wie Pommes und Schokolade mit gesunder Ernährung.

 

All das was ich da so tagein tagaus tue ist spannend und erfüllend und ich möchte keine Minute missen, aber es ist nicht mühelos.

 

Mein Alltag ist nicht stressig. Aber auch das ist kein Zufall. Das ist das Resultat von vielen bewussten Entscheidungen und einer ganz besonderen: ich akzeptiere meine Grenzen. Ich akzeptiere, dass ich nicht “alles” schaffen kann und entscheide entsprechend meiner Prioritäten.

 

Und so war ich vor ein paar Monaten an dem Punkt, an dem ich mir selbst eingestehen musste, dass ich allein nicht mehr Zeit für Modern Slow aufwenden kann, als ich es tue. Wenn ich also mehr tun möchte, mehr Frauen helfen möchte, dann brauche ich Hilfe. Und so habe ich nun Unterstützung von einer ganz zauberhaften Assistentin, der lieben Chrissi.

 

Für alle, die sie noch nicht kennen: das ist Chrissi.

 

Sie ist eine Modern Slow Leserin der ganz frühen Stunde – und seit gut einem halben Jahr selbstständig als VA. Egal ob im WordPress-Backend, bei der grafischen Unterstützung oder einfach als Brainstorming-Buddy, Chrissi ist inzwischen ein wichtiger Teil von Team Modern Slow.

 

Bei Modern Slow geht es nicht um mich. Ich teile meine Erfahrungen, meinen Weg. Aber letztenendes es geht nicht um mich.

Es geht um Dich.

Es geht darum, möglichst viele Frauen zu inspirieren, ihren Alltag in die Hand zu nehmen, und sie dabei zu unterstützen, kleine und große mutige Entscheidungen zu treffen, damit sie ihr Leben nach ihren Prioritäten gestalten können. Das ist meine Vision. Und genau an diese Vision glaubt auch Chrissi und um diese Vision umzusetzen, hat Modern Slow ein Team.

 

Fotocredit Portrait Chrissi: Foxografie.

 

Inbox Zero: Warum Dein E-Mail-Postfach leer sein sollte

Wieviele Emails kriegst Du pro Tag? Und wie oft glaubst Du, dass Du jede dieser E-Mails im Schnitt öffnest und scanst? Je nach Job und Anzahl an Newslettern flattern pro Tag ganz schön viele digitale Briefe in Dein Postfach und verlangen nach Deiner Aufmerksamkeit. Einige bleiben ungelesen liegen und schwupps vergisst Du, dass da noch jemand auf Deine Antwort wartet. Oder Du screenst mehrmals die gleiche Email, wenn sie kommt, wenn Du Deine To Do-Liste erstellst, wenn Du sie beantwortest und oft auch noch mehrmals dazwischen. Nicht so ideal oder? Oft sieht Dein E-Mail-Postfach aus wie Du Dich in Deinem Alltag fühlst: zu viel zu organisieren und zu tun. Lass uns das ändern! In diesem Beitrag stelle ich Dir das Konzept Inbox Zero vor, das mir hilft mein E-Mailpostfach unter Kontrolle zu haben, welche Vorteile es bringt, warum auch Du Dein E-Mailpostfach leeren solltest, und wie Du es schaffst, dass auch Dein E-Mailpostfach ganz und gar zen ist.

 

 Oft nehmen wir uns tagtäglich viel zu viel vor. Gönne Dir ganz bewusst Zeiten der Ruhe. | www.modernslow.com

 

Digital ausmisten

Wie viele E-Mails bekommst Du so pro Tag? 5? 10? 25? Oder noch mehr? Auf jeden Fall eine Vielzahl mehr als an guter alter Briefpost.

Unser modernes digitales Leben eröffnet uns viele wundervolle Möglichkeiten. Einfach und schnell miteinander zu kommunizieren ist großartig, aber die tägliche E-Mail-Flut bedeutet auch, dass wir ein vielfaches an Entscheidungen Tag für Tag zu treffen haben.

Jede E-Mail schreit nach unserer Aufmerksamkeit – und je länger sie in unserem E-Maileingang verbleibt, desto häufiger bekommt sie auch diese Aufmerksamkeit.

Warum Dein E-Mailpostfach leer sein sollte

Die leicht provokante Antwort: weil Du dein Briefpostfach ja auch nicht zumüllst.

Jeden Tag gehst Du zu Deinem physischen Briefkasten, holst all die Briefe und Postwurfsendungen heraus und sortierst die einkommende Post – wegwerfen, bezahlen, aufheben, usw. Wieso sollte es anders bei Deinem E-Mailpostfach sein? Genauso wie uns ein überquellendes Postfach und ein unaufgeräumter Schreibtisch stressen und überfordern, stresst und überfordert uns ein volles E-Mailpostfach. Also digital ausmisten…!

 

Mehr Zeit und weniger Stress dank Inbox Zero

Mit einem leeren E-Maileingang verbringst Du weniger Zeit in Deinem Account, denn Du weißt ganz genau, welche E-Mails Deine Aufmerksamkeit benötigen. Solange sich eine E-Mail im Posteingang befindet, neigen wir dazu sie nochmals zu lesen oder zumindest zu überfliegen. Das kostet Zeit und lenkt ab! Und mit dem Konzept, das ich Dir hier vorstelle, verschwendest Du auch nicht Stunden Deiner wertvollen Zeit, Dir eine detaillierte Ordnerstruktur zu überlegen, die am Ende doch nie so ganz Deinen Bedürfnissen gerecht wird.

Der weitaus größere – und für mich persönlich wichtigere – Effekt ist, dass ein leeres Postfach positiv auf Dein Wohlbefinden wirkt. Keine E-Mail im Posteingang – das fühlt sich an nach getaner Arbeit, nach Erfolg, nach ich habe meine To-Dos unter Kontrolle. Mir war nie bewusst, wie anstrengend mein übervolles E-Mailpostfach für mich war – bis ich es radikal geändert habe.

 

Inbox Zero: Das leere E-Mailpostfach

Der Name dieses Konzepts, Inbox Zero, ist klar Programm. Das Ziel ist es, dass am Ende jeden Tages 0, ja null, Nachrichten in Deinem Postfach sind.

 

Die Vorteile von Inbox Zero

  1. Zeitliche Ersparnis. Inbox Zero ist zu Beginn mit ein paar Stunden Arbeit verbunden – mehr dazu gleich. Langfristig gewinnst Du dadurch eine erhebliche Zeitersparnis und schonst Deine Nerven.
  2. Ein System, das funktioniert. Inbox Zero ist dafür ausgelegt, einfach und nachvollziehbar zu sein. Keine schwammige Organisationsstruktur mehr, kein “Wo soll ich diese Mail ablegen?”-Rätseln. Du weißt ohne groß nachzudenken, wo jede einzelne Mail hingehört.
  3. Du nimmst den Druck raus. Anstatt dass Dich tagelang dieselben Nachrichten vorwurfsvoll anstarren, kannst Du Dich mit gutem Gewissen in Dein Postfach einloggen. Denn am Ende des Tages hast Du alles bearbeitet.

 

Am Ende des Tages keine einzige E-Mail in Deinem Postfach – wie das funktionieren soll?

Eigentlich ganz einfach mit ein paar kleinen Regeln!

 

Wie Du zu Inbox Zero gelangst

 

Aufräumen –  aber anders als Du denkst

Zu dem Zeitpunkt als ich zu Inbox Zero gewechselt bin, hatte ich gute 1000 E-Mails in meinem Posteingang. Natürlich waren die nicht alle ungelesen! Aber nachdem ich sie erhalten, gelesen und bearbeitet hatte, habe ich sie eben nicht immer in einen meiner vielen Ordner verschoben. Warum? Weil ich oft einfach nicht so genau wusste, in welchen Ordner, die Email nun gehört. Und ja, ich hatte noch weit mehr E-Mails in einer Vielzahl von Ordnern abgelegt.

Wie ich dieses Chaos gezähmt habe?

Ganz einfach: ich habe einen Ordner mit dem Namen “Alte Struktur” angelegt und alle Ordner und alle E-Mails in meinen Posteingang verschoben.

 

Das klingt nach einem faulen Ausweg?

Bei weitem nicht! Überlege Dir mal: was wäre gewonnen, wenn ich 2000 alte und bearbeitete E-Mails in eine neue Ordnerstruktur gebracht hätte? Nichts! Im Gegenteil! Ich hätte unheimlich viel Zeit verschwendet. Wenn ich aus irgendeinem Grund wirklich eine dieser alten E-Mails benötige, dann würde ich sowieso die Suchfunktion benutzen.

Also: verschwende bitte keine unnötige Zeit für das Aufräumen. Stelle sicher, dass keine E-Mails dabei verloren gehen, aber schaffe Dir diese alten E-Mail so schnell wie möglich aus dem Weg!

Der erste Schritt: Ein Postfach für alles

Zu einer übersichtlichen E-Mailstruktur gehört es, alle E-Mails an einem Ort zu haben. Im ersten Schritt solltest Du also alle bestehenden Mail-Postfächer – soweit möglich – auf eines zusammenlegen, so dass Du nur noch ein privates und ein berufliches E-Mail-Postfach zu strukturieren hast. So behältst Du am einfachsten den Überblick.

 

Die Scheingenauigkeit von Ordnern

Um Deinen Posteingang auch langfristig auf null zu reduzieren, legst Du nun eine neue Ordnerstruktur an. Der springende Punkt: diese neue Ordnerstruktur ist nicht thematisch organisiert sondern nach Aufgaben. Das Problem bei einer thematischen Ordnerstruktur ist die Scheinordnung, die Du damit erzeugst. Bei thematischen Ordnern ist Deine Ordnerstruktur nie so fein oder abstrakt, wie Du es gerade brauchst. Das bedeutet, dass Du bei Deinen E-Mails oft eigene Logiken verwendest, warum diese E-Mail in Ordner 1 und diese E-Mail in Ordner 2 kommt. Das Problem: diese Logiken sind über die Zeit hinweg oft nicht stabil, sondern abhängig davon wie wir den Inhalt der E-Mail interpretieren. Das Ergebnis: wir finden die E-Mails nicht da wo wir sie vermuten und benutzen doch schließlich die Suchfunktion.

 

Aufgabenorientierte Ordner für mehr Überblick und weniger Stress

Inbox Zero nutzt die Suchfunktion ganz bewusst – ohne den Umweg über eine detaillierte Ordnerstruktur, die unser Gehirn sowieso überfordert. Stattdessen legst Du eine minimale, aufgabenorientierte Ordnerstruktur an.

 

Mein E-Mailpostfach verfügt aktuell über 4 Ordner:

  1. to do – E-Mails, die eine Aktion meinerseits erfordern
  2. read/review – alle E-Mails, die auf Handbücher oder Anleitungen verweisen
  3. reference – der klassische Ablageordner, d.h. diese E-Mails erfordern keine (weitere) Handlung von mir, aber ich kann die E-Mail auch nicht löschen
  4. maybe – alle E-Mails mit Ideen und Vorschlägen, die toll klingen, aber die – aktuell – weder wichtig noch dringend sind

 

Streng genommen gibt es noch einen weiteren Ordner, den ich nutze – wenn auch im Arbeitsleben nur sehr eingeschränkt: den Papierkorb.

 

Unterstützend kannst Du Color Coding verwenden, um das System der Inbox Zero mit maximal 4-5 Kategorien mithilfe verschiedener Farben zu unterscheiden. Aber, die Farben sollten ebenfalls nicht für Themen und Inhalte stehen, sondern nur die aufgabenorientierte Struktur hervorheben.

 

Inbox Zero radikal umsetzen

Schön, aber nun trudeln natürlich Tag für Tag eine Vielzahl an E-Mails ein. Wie schaffe ich es also, dass am Ende jeden Tages mein Postfach tatsächlich leer ist?

 

Immer wenn ich meine E-Mails checke, screene ich die E-Mails im Posteingang und entscheide sofort was damit zu tun ist.

  • Fall 1: Ich antworte sofort – das mache ich, sofern ich die Antwort in 1-2 Minuten geben kann.
  • Fall 2: Ich transferiere die E-Mail in den Ordner to do.
  • Fall 3: Die E-Mail wandert gleich in die Ablage, also Ordner reference.

Und schon ist mein Postfach wieder leer!

 

Den Posteingang mit Inbox Zero langfristig freihalten

Du hast Deinen Posteingang aufgeräumt und willst ihn natürlich weiterhin leer halten. Nun heißt es, eisern bleiben und die neue Gewohnheit bestmöglich zu unterstützen. Die folgenden Tipps helfen Dir dabei, langfristig vom Inbox Zero System zu profitieren:

 

  • Melde Dich rigoros von allen Newslettern ab, die Du sowieso nicht liest. Jedes Newsletter-Abo, das Du seit mindestens 4 Wochen nicht mehr angeschaut hast – oder Du Dich gar nicht mehr erinnerst, wieso Du Dich dafür überhaupt angemeldet hattest – kann weg.
  • Deaktiviere den Versand von Social Media Benachrichtigungen per E-Mail. In den Einstellungen von Facebook & Co. lassen sich solche Info-Mails abstellen.
  • Lege Dir feste Zeiten für Dein E-Mailpostfach zu. Jeder auch noch so kurze Sprung in Dein Email-Postfach (“nur mal schnell schauen”) reißt Dich aus Deiner Konzentration heraus. Deshalb überlege Dir gut, wann Outlook und Co. im Hintergrund geöffnet sind. Für die meisten von uns reicht es vollkommen 2x am Tag die Emails zu checken und abzuarbeiten.

 

Ich verfolge dieses Konzept nun seit 2,5 Jahren und ich bin so unendlich froh, dass ich meine Herangehensweise an E-Mails geändert habe. Wenn Du das Gefühl hast, dass Du zu viel Zeit mit E-Mails verbringst, dann probier Inbox Zero aus! Ich freue mich, von Deinen Erfahrungen zu hören!

 

Wie viele E-Mails sind gerade in Deinem Postfach?

Wie geht es Dir, wenn Du an Dein E-Mail-Postfach denkst?