Warum Dein Emailpostfach leer sein sollte

Inbox Zero - warum Dein Emailpostfach leer sein sollte | modernslow.com

Der schlimmste Moment nach einem langen Urlaub? Wenn man sein Emailpostfach aus der Arbeit öffnet… In diesem Beitrag stelle ich Dir das Konzept Inbox Zero vor, das mir hilft mein Emailpostfach unter Kontrolle zu haben, warum auch Du Dein Emailpostfach leeren solltest, und wie Du es schaffst, dass auch Dein Emailpostfach ganz und gar zen ist.

Digital vereinfachen

Wie viele Emails bekommst Du so pro Tag? 10? 20? 50? Oder noch mehr? Auf jeden Fall eine Vielzahl mehr als an guter alter Briefpost. Unser modernes digitales Leben eröffnet uns viele wundervolle Möglichkeiten. Einfach und schnell miteinander zu kommunizieren ist großartig, aber die tägliche Emailflut bedeutet auch, dass wir ein vielfaches an Entscheidungen Tag für Tag zu treffen haben. Jeden Email schreit nach unserer Aufmerksamkeit – und je länger sie in unserem Emaileingang verbleibt, desto häufiger bekommt sie auch diese Aufmerksamkeit.

Oft nehmen wir uns tagtäglich viel zu viel vor. Gönne Dir ganz bewusst Zeiten der Ruhe. | www.modernslow.com

Warum Dein Emailpostfach leer sein sollte

Die leicht provokante Antwort: weil Du dein Briefpostfach ja auch nicht zumüllst. Jeden Tag gehst Du zu Deinem physischen Briefkasten, holst all die Briefe und Postwurfsendungen heraus und sortierst die einkommende Post – wegwerfen, bezahlen, aufheben, usw. Wieso sollte es anders bei Deinem Emailpostfach sein? Genauso wie uns ein überquellendes Postfach und ein unaufgeräumter Schreibtisch stressen und überfordern, stresst und überfordert uns ein volles Emailpostfach.

Mehr Zeit und weniger Stress

Mit einem leeren Emaileingang verbringst Du weniger Zeit in Deinem Account, denn Du weißt ganz genau, welche Emails Deine Aufmerksamkeit benötigen. Solange sich eine Email im Posteingang befindet, neigen wir dazu sie nochmals zu lesen oder zumindest zu überfliegen. Das kostet Zeit und lenkt ab! Du verschwendest auch nicht Stunden Deiner wertvollen Zeit, Dir eine detaillierte Ordnerstruktur zu überlegen, die am Ende doch nie so ganz Deinen Bedürfnissen gerecht wird.

Der weitaus größere – und für mich persönlich wichtigere – Effekt ist, dass ein leeres Postfach positiv auf Dein Wohlbefinden wirkt. Keine Email im Posteingang – das fühlt sich an nach getaner Arbeit, nach Erfolg, nach ich habe meine To-Dos unter Kontrolle. Mir war nie bewusst, wie anstrengend mein übervolles Emailpostfach für mich war – bis ich es radikal geändert habe.

Inbox Zero: Das leere Emailpostfach

Der Name dieses Konzepts, Inbox Zero, ist klar Programm. Das Ziel ist es, dass am Ende jeden Tages 0, ja null, Nachrichten in Deinem Postfach sind.

Wie das funktionieren soll?

Eigentlich ganz einfach mit ein paar kleinen Regeln!

Inbox Zero ist die Möglichkeit Dein digitales Leben zu vereinfachen. Erfahre auf modernslow, wie Du Dein Emailpostfach leer hälst und wie Du davon profitieren wirst. | modernslow.com

Wie Du zu Inbox Zero gelangst

Aufräumen –  aber anders als Du denkst

Zu dem Zeitpunkt als ich zu Inbox Zero gewechselt bin, hatte ich gute 1000 Emails in meinem Posteingang. Natürlich waren die nicht alle ungelesen! Aber nachdem ich sie erhalten, gelesen und bearbeitet hatte, habe ich sie eben nicht immer in einen meiner vielen Ordner verschoben. Ja, denn ich hatte noch weit mehr Emails in einer Vielzahl von Ordnern.

Wie ich dieses Chaos gezähmt habe?

Ganz einfach: ich habe einen Ordner mit dem Namen “Alte Struktur” angelegt und alle Ordner und alle Emails in meinen Posteingang verschoben.

Das klingt nach einem faulen Ausweg?

Bei weitem nicht! Überlege Dir mal: was wäre gewonnen, wenn ich 2000 alte und bearbeitete Emails in eine neue Ordnerstruktur gebracht hätte? Nichts! Im Gegenteil! Ich hätte unheimlich viel Zeit verschwendet. Wenn ich aus irgendeinem Grund wirklich eine dieser alten Emails benötige, dann würde ich sowieso die Suchfunktion benutzen.

Also: verschwende bitte keine unnötige Zeit für das Aufräumen. Stelle sicher, dass keine Emails dabei verloren gehen, aber schaffe Dir diese alten Email so schnell wie möglich aus dem Weg!

Die Scheingenauigkeit von Ordnern

Um Deinen Posteingang auch langfristig auf null zu reduzieren, legst Du nun eine neue Ordnerstruktur an. Der springende Punkt: diese neue Ordnerstruktur ist nicht thematisch organisiert sondern nach Aufgaben. Das Problem bei einer thematischen Ordnerstruktur ist die Scheinordnung, die Du damit erzeugst. Bei thematischen Ordnern ist Deine Ordnerstruktur nie so fein oder abstrakt wie Du es gerade brauchst. Das bedeutet, dass Du bei Deinen Emails oft eigene Logiken verwendest, warum diese Email in Ordner 1 und diese Email in Ordner 2 kommt. Das Problem: diese Logiken sind über die Zeit hinweg oft nicht stabil. Das Ergebnis: wir finden die Emails nicht da wo wir sie vermuten und benutzen doch schließlich die Suchfunktion.

Aufgabenorientierte Ordner

Inbox Zero nutzt die Suchfunktion ganz bewusst – ohne den Umweg über eine detaillierte Ordnerstruktur, die unser Gehirn sowieso überfordert. Stattdessen legst Du eine minimale, aufgabenorientierte Ordnerstruktur an. Mein Emailpostfach verfügt aktuell über 4 Ordner: (1) to do – Emails, die eine Aktion meinerseits erfordern, (2) read/review – alle Emails, die auf Handbücher oder Anleitungen verweisen, (3) reference – der klassische Ablageordner, d.h. diese Emails erfordern keine (weitere) Handlung von mir, aber ich kann die Email auch nicht löschen, (4) maybe – alle Emails mit Ideen und Vorschlägen, die toll klingen, aber die – aktuell – weder wichtig noch dringend sind. Streng genommen gibt es noch einen weiteren Ordner, den ich nutze – wenn auch im Arbeitsleben nur sehr eingeschränkt: den Papierkorb.

Radikal umsetzen

Schön, aber nun trudeln natürlich Tag für Tag eine Vielzahl an Emails ein. Wie schaffe ich es also, dass am Ende jeden Tages mein Postfach tatsächlich leer ist?

Immer wenn ich meine Emails checke, screene ich die Emails im Posteingang und entscheide sofort was damit zu tun ist. Fall 1: ich antworte sofort – das mache ich sofern ich die Antwort in 1-2 Minuten geben kann. Fall 2: ich transferiere die Email in den Ordner to do. Fall 3: die Email wandert gleich in die Ablage, also Ordner reference. Und schon ist mein Postfach wieder leer!

 

Ich verfolge dieses Konzept nun seit über einem Jahr und ich bin so unendlich froh, dass ich meine Herangehensweise an Emails geändert habe. Wenn Du das Gefühl hast, dass Du zu viel Zeit mit Emails verbringst, dann probier Inbox Zero aus! Ich freue mich von Deinen Erfahrungen zu hören!

Wie viele Emails sind gerade in Deinem Postfach?

Wie viel Zeit verbringst Du täglich in Deinem Emailpostfach?

2 Comments

  1. Hallo Katharina,

    ich bin ein sehr großer Fan von Inbox Zero, auch wenn ich ein etwas anderes Ordnungssystem habe. Aber ich finde deinen Ansatz ziemlich interessant und wichtig ist ja vor allem, was für dich am besten funktionier!
    Aber du hast auf jeden Fall recht. Inbox Zero schafft Ordnung im Kopf und es ist ein befriedigendes Gefühl.

    • modernslow

      Hallo Sarah,
      das ist ja toll, dass Du auch Inbox Zero benutzt.
      Wie setzt Du das System um? Verlinke gerne einen Post bei Dir, wenn Du schon mal dazu was geschrieben hast!
      Wie Du sagst, solche Systeme muss man immer sehr individuell umsetzen…! Deshalb ist es umso spannender zu sehen, wie unterschiedlich man ein Konzept umsetzen kann.

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